Queoval-Expert : fonctions, démonstration et devis pour un cabinet d’expertise comptable

Queoval-Expert est un logiciel de gestion en ligne destiné aux cabinets d’expertise comptable. Il réunit le suivi des clients et prospects, l’organisation des missions, la production de documents et la facturation.

Ne confondez pas cette offre avec Queoval Formation, qui s’adresse aux organismes de formation.

À quoi sert Queoval-Expert pour un cabinet comptable ?

Queoval-Expert associe un CRM, consacré à la relation avec les clients et prospects, et des fonctions d’ERP, utiles à la gestion interne. Le cabinet peut ainsi rapprocher les informations commerciales du suivi des missions et de la facturation.

La solution est présentée comme web, collaborative et personnalisable. Elle convient aux cabinets qui souhaitent partager une vue de leur activité entre les personnes chargées du développement commercial, les collaborateurs qui réalisent les missions et les responsables du pilotage.

Cette offre porte sur la relation client et la gestion des missions, à distinguer de la production comptable elle-même.

Pour évaluer son intérêt, partez des tâches que votre cabinet réalise déjà. Un CRM aide à retrouver les échanges et à organiser les relances. Un ERP rassemble davantage d’informations sur les opérations internes. Le rapprochement des deux peut limiter les saisies dispersées, à condition que les équipes renseignent les dossiers de façon cohérente.

Quelles fonctions sont disponibles ?

Clients, prospects et développement commercial

Le logiciel permet de créer des fiches pour les clients et les prospects, puis d’y suivre les appels. Vous disposez ainsi d’un point de départ commun pour retrouver les contacts et organiser les échanges commerciaux.

Vous pouvez aussi préparer des actions commerciales, suivre les relances, envoyer des devis par courriel et mener des campagnes emailing ciblées. Ces fonctions sont utiles, par exemple, pour distinguer un prospect qui attend une proposition d’un client dont le cabinet souhaite développer les missions.

Une fiche utile rassemble les coordonnées, les interlocuteurs et le contexte des échanges. Pour les relances, précisez aussi la prochaine action et la personne qui en a la charge. Cela aide les collaborateurs à reprendre un dossier sans dépendre uniquement de la mémoire d’un collègue.

Missions, tâches et temps passé

Queoval-Expert permet d’affecter des tâches et des missions à un client et à un collaborateur. Le suivi des temps passés et des obligations complète cette organisation.

Pour un responsable, l’enjeu est de rapprocher les dossiers confiés à l’équipe du temps consacré à leur traitement. Pour un collaborateur, l’affectation permet de situer son travail dans la liste des missions du cabinet.

Une liste de tâches reste plus facile à exploiter si chacun utilise des intitulés et des statuts compréhensibles. Le temps saisi peut ensuite servir à comparer les efforts consacrés aux dossiers et à préparer les échanges internes sur leur organisation.

Documents et facturation

Le logiciel peut générer automatiquement des documents administratifs, notamment des devis, des lettres de mission et des avenants. Une GED, ou gestion électronique des documents, sert à organiser les documents numériques plutôt qu’à multiplier les fichiers dispersés.

La partie facturation couvre les factures et leur archivage, les relances et les règlements. Elle comprend aussi le suivi des débours et des notes de frais, ainsi que l’édition de fichiers de prélèvement SEPA. Les débours correspondent ici aux sommes avancées pour le compte d’un client ; le fichier SEPA sert à transmettre des instructions de prélèvement à la banque.

Pour garder des documents exploitables, définissez une méthode de classement commune et des droits d’accès adaptés aux rôles de chacun. Lorsqu’un modèle sert à produire une lettre ou un devis, relisez le contenu propre au dossier avant son envoi.

Comment Queoval-Expert aide-t-il à piloter l’activité ?

Le pilotage s’appuie sur ce qui est renseigné dans l’outil : tâches affectées, temps passés, obligations, devis, factures et relances. Des tableaux de bord donnent une vue de l’activité du cabinet.

Un associé peut ainsi mettre en regard le portefeuille de clients, les missions confiées à chaque collaborateur et l’avancement de la facturation. Côté commercial, le suivi des prospects, des devis et des relances montre ce qui est en cours de négociation.

La qualité de cette vue dépend des données saisies. Des temps incomplets ou des statuts non mis à jour peuvent donner une image trompeuse de la charge. Fixez donc des habitudes simples de mise à jour et choisissez des indicateurs qui répondent à une question concrète : quelles missions restent à traiter, quels devis attendent une réponse ou quelles factures restent à suivre ?

Un exemple concret de suivi d’une mission

Voici comment une mission peut se dérouler, du premier contact à la facture, avec les fonctions décrites plus haut :

1. Créer la fiche du prospect et enregistrer le premier appel pour garder le contexte de la demande.
2. Préparer un devis, l’envoyer par courriel et organiser une relance commerciale.
3. Après accord du client, produire la lettre de mission et affecter les tâches au collaborateur chargé du dossier.
4. Suivre les temps et les obligations associés à la mission, puis consulter les tableaux de bord.
5. Établir la facture et suivre son règlement ou sa relance.

Queoval-Expert ou Queoval Formation : quelle différence ?

Les deux noms renvoient à des usages différents. Choisir la bonne offre dès le départ évite de demander un devis pour un produit qui ne correspond pas à votre activité.

Quel est le prix de Queoval-Expert ?

Le montant de l’abonnement ou de la prestation n’est pas communiqué. Pour obtenir un chiffre, prenez contact avec l’équipe Queoval depuis le site dédié à la solution Expert, en indiquant le nombre de personnes concernées et les fonctions recherchées.

Une fiche commerciale présente la solution comme sans engagement de durée.

Le coût total d’un logiciel de gestion en ligne comprend généralement :

• le prix récurrent, calculé selon le nombre d’utilisateurs ou les fonctions retenues ;
• les éventuels frais de mise en service et de paramétrage ;
• le coût de la formation et de l’assistance ;
• les frais liés à la reprise des données ou à des fonctions supplémentaires.

Pour comparer des offres, distinguez les frais ponctuels des dépenses récurrentes. Regardez aussi ce qui est inclus dans l’assistance, les conditions de sortie et la manière de récupérer vos données. Un montant d’abonnement ne résume pas nécessairement tout le coût d’utilisation.

Comment préparer une démonstration utile ?

L’équipe Queoval indique proposer des conseils, une démonstration et une formation personnalisée. Pour en tirer un résultat concret, partez d’un dossier représentatif de votre cabinet plutôt que d’une simple liste de fonctionnalités.

Apportez, par exemple, un modèle de lettre de mission, les étapes habituelles d’un dossier et votre méthode actuelle de saisie des temps. Le parcours décrit plus haut, de la fiche client à la facture, sert alors de fil conducteur à la présentation.

Profitez de cette présentation pour observer les opérations quotidiennes : retrouver un contact, affecter une tâche, saisir du temps et préparer une facture. Examinez aussi les possibilités de personnalisation et les accès accordés aux différents collaborateurs. Une démonstration fondée sur vos usages permet de distinguer les fonctions réellement utiles de celles dont vous aurez peu besoin.

Enfin, prévoyez la prise en main par l’équipe. La reprise des contacts et des documents, le choix des modèles et l’apprentissage des nouvelles habitudes demandent une organisation. Désigner des personnes chargées de ces étapes facilite le passage de vos outils actuels au nouvel environnement.